Apartman genel kurul toplantısı, kat maliklerinin bir araya gelerek binayla ilgili önemli kararlar aldığı, yönetici ve denetçi seçtiği, bütçeyi onayladığı en kritik yönetim sürecidir. Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre her yıl düzenlenmesi zorunlu olan bu toplantının doğru şekilde yapılması, alınan kararların geçerliliği açısından büyük önem taşır. Bu rehberde 2026 yılı itibarıyla genel kurul toplantısının tüm aşamalarını detaylı olarak ele alıyoruz.
Toplantı Çağrısı Nasıl Yapılır?
Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 29. maddesi uyarınca, genel kurul toplantısı çağrısının belirli kurallara uygun şekilde yapılması gerekir. Çağrı sürecinde dikkat edilmesi gereken temel noktalar şunlardır:
- Süre: Toplantı çağrısı, toplantı tarihinden en az 15 gün önce tüm kat maliklerine bildirilmelidir.
- Bildirim şekli: Çağrı, imza karşılığı elden tebligat, iadeli taahhütlü mektup veya noter aracılığıyla yapılabilir.
- İçerik: Çağrıda toplantının tarihi, saati, yeri ve gündem maddeleri açıkça belirtilmelidir.
- İkinci toplantı: İlk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa, ikinci toplantının tarihi de çağrıda belirtilmelidir. İki toplantı arasında en az 7 gün olmalıdır.
- Çağrı yetkisi: Toplantı çağrısı yönetici tarafından yapılır. Yönetici yoksa veya görevini ihmal ediyorsa, kat maliklerinden herhangi biri çağrıda bulunabilir.
Gündem Hazırlama
Genel kurul toplantısının verimli geçmesi için gündemin önceden dikkatli bir şekilde hazırlanması gerekir. Tipik bir genel kurul gündemi şu maddeleri içerir:
- Yoklama ve açılış
- Divan heyetinin (başkan, katip, oy sayımcısı) seçimi
- Bir önceki dönemin faaliyet ve denetim raporlarının okunması
- Gelir-gider hesaplarının incelenmesi ve ibra oylaması
- Yeni dönem tahmini bütçesinin görüşülmesi ve onaylanması
- Aidat tutarının belirlenmesi
- Yönetici ve denetçi seçimi
- Bakım, onarım ve yenileme kararları
- Ortak alan kullanım kuralları
- Dilek ve temenniler
Gündem dışı konular ancak toplantıda hazır bulunan kat maliklerinin yarıdan fazlasının onayıyla gündeme eklenebilir.
Toplantı Yeter Sayısı (Nisap)
Genel kurul toplantısının geçerli olabilmesi için belirli bir katılım oranının sağlanması gerekir. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 30. maddesi bu konuyu düzenlemektedir:
| Kriter | Birinci Toplantı | İkinci Toplantı |
|---|---|---|
| Yeter sayı (nisap) | Arsa payı bakımından çoğunluk (yarıdan fazla) sağlanmalıdır | Yeter sayı aranmaz, katılan kat malikleri karar alabilir |
| Karar yeter sayısı | Katılanların salt çoğunluğu | Katılanların salt çoğunluğu |
| Toplantı zamanı | Çağrıda belirtilen tarih ve saat | İlk toplantıdan en az 7 gün sonra |
| Pratik sonuç | Geniş katılım gerektirir | Az katılımla bile karar alınabilir |
Not: Bazı önemli kararlar (yönetim planı değişikliği, ortak alanların kullanımının değiştirilmesi gibi) için nitelikli çoğunluk (4/5 veya oybirliği) gerekebilir.
Oy Kullanma Kuralları
Genel kurul toplantısında oy kullanma süreci belirli kurallara bağlıdır:
- Oy hakkı: Her bağımsız bölüm maliki arsa payı oranında oy hakkına sahiptir.
- Bizzat katılım: Kat malikleri toplantıya bizzat katılarak oy kullanabilir.
- Vekalet ile katılım: Toplantıya katılamayan kat maliki, bir başkasına noter onaylı veya adi yazılı vekaletname vererek kendisini temsil ettirebilir.
- Birden fazla bağımsız bölüm: Bir kişi birden fazla bağımsız bölüme sahipse, her bölüm için ayrı oy hakkı vardır.
- Kiracının oy hakkı: Kiracılar genel kurulda oy kullanamazlar; ancak toplantıya izleyici olarak katılabilirler.
- Açık / gizli oylama: Kural olarak oylamalar açık yapılır. Ancak toplantıda karar alınarak gizli oylama da uygulanabilir.
Online ve Dijital Toplantı İmkanı
Teknolojinin gelişmesiyle birlikte apartman genel kurul toplantılarında dijital katılım giderek yaygınlaşmaktadır. 2026 yılı itibarıyla dikkat edilmesi gereken noktalar:
- Yasal dayanak: Kat Mülkiyeti Kanunu'nda online toplantıya ilişkin açık bir düzenleme bulunmamaktadır. Ancak yönetim planında bu konuda hüküm varsa veya tüm kat maliklerinin onayı alınmışsa dijital katılım mümkün olabilir.
- Hibrit model: Fiziksel toplantıya ek olarak video konferans bağlantısı sunmak, katılımı artıran pratik bir çözümdür.
- Kimlik doğrulama: Online katılan kat maliklerinin kimlik doğrulamasının güvenli bir şekilde yapılması gerekir.
- Kayıt altına alma: Dijital toplantıların kayıt altına alınması, sonradan itiraz durumlarında önemli bir delil niteliği taşır.
- E-imza: Toplantı tutanağının elektronik ortamda imzalanması için güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanılabilir.
Profesyonel yönetim şirketleri, online toplantı altyapısını kurarak kat maliklerinin uzaktan katılımını kolaylaştırabilir.
Yönetici ve Denetçi Seçimi
Genel kurul toplantısının en önemli gündem maddelerinden biri yönetici ve denetçi seçimidir:
Yönetici Seçimi
- Yönetici, kat malikleri kurulu tarafından bir yıllığına seçilir.
- Kat maliki olmayan birisi de yönetici olarak atanabilir (profesyonel yönetici).
- Seçim, katılanların salt çoğunluğuyla yapılır.
- Yöneticinin görev, yetki ve sorumlulukları Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 35-39. maddelerinde düzenlenmiştir.
- Yönetici, ortak giderlerin toplanması, binanın bakımı, sigorta yaptırılması ve hesap verme gibi görevleri üstlenir.
Denetçi Seçimi
- Denetçi, yöneticinin faaliyetlerini ve mali işlemlerini denetlemekle görevlidir.
- Kat malikleri arasından en az bir denetçi seçilmelidir.
- Denetçi, dönem sonunda hazırlayacağı raporu genel kurula sunar.
- Denetim raporu, yöneticinin ibra edilip edilmeyeceğine karar verilmesinde belirleyici rol oynar.
Toplantı Tutanağı Nasıl Hazırlanır?
Genel kurul toplantısında alınan kararların hukuki geçerlilik kazanabilmesi için toplantı tutanağının eksiksiz hazırlanması gerekir:
- Zorunlu bilgiler: Toplantı tarihi, saati, yeri, katılımcı listesi, gündem maddeleri, yapılan görüşmelerin özeti ve alınan kararlar.
- Oy dağılımı: Her karar için lehte, aleyhte ve çekimser oy sayıları tutanağa yazılmalıdır.
- İmza: Tutanak, divan heyeti (toplantı başkanı, katip ve oy sayımcısı) tarafından imzalanır.
- Muhalefet şerhi: Karara katılmayan kat malikleri muhalefet şerhlerini tutanağa işletebilir.
- Katılımcı imzası: Tüm katılımcıların hazirun cetvelini (katılım listesi) imzalaması önemlidir.
Karar Defteri ve Tescil
Apartman yönetiminde karar defteri, hukuki açıdan en önemli belgelerden biridir:
- Yasal zorunluluk: Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 32. maddesi uyarınca, kat malikleri kurulu kararlarının noter tasdikli bir deftere yazılması zorunludur.
- Defterin onayı: Karar defterinin kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından tasdik edilmesi gerekir.
- Kararların işlenmesi: Genel kurul toplantısında alınan tüm kararlar, toplantıyı takiben karar defterine eksiksiz olarak işlenmelidir.
- Saklama süresi: Karar defterleri, binanın yönetim geçmişini oluşturduğundan süresiz olarak saklanmalıdır.
- Karara itiraz: Toplantıya katılmayan veya karara muhalif kalan kat malikleri, kararın öğrenilmesinden itibaren 1 ay, her halükarda 6 ay içinde sulh hukuk mahkemesine başvurarak iptal davası açabilir.
Başarılı Bir Genel Kurul İçin İpuçları
- Toplantı öncesi mali raporları ve bütçe taslağını kat maliklerine dağıtın.
- Gündem maddelerini net ve anlaşılır şekilde belirleyin.
- Toplantı süresini makul tutun; uzayan toplantılar verimsizleşir.
- Tartışmalı konularda önceden bilgilendirme yaparak sürprizlerin önüne geçin.
- Profesyonel bir moderatör veya yönetim şirketi desteği alarak toplantıyı düzenli yürütün.
- Kararları açık ve net ifadelerle tutanağa geçirin.
- Toplantı sonrasında alınan kararları tüm kat maliklerine yazılı olarak bildirin.
Genel Kurul Sürecinizi Profesyonelce Yönetelim
Toplantı çağrısından tutanak hazırlığına, bütçe planlamasından karar defteri işlemlerine kadar tüm genel kurul sürecinizi profesyonel ekibimizle yönetiyoruz.
Hemen İletişime Geçin